ออกจดหมายทำโครงงาน

นักศึกษาที่ประสงค์จะขอหนังสือขออนุญาต/ขอความอนุเคราะห์ เพื่อปฏิบัติงานโครงงานภายในพื้นที่ของมหาวิทยาลัยมหิดล หรือนอกพื้นที่มหาวิทยาลัยมหิดล ขอให้ปฏิบัติตามขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 จัดทำร่างโครงงานให้เรียบร้อย นักศึกษาจัดทำ”ร่างโครงงาน” ที่มีชื่อโครงงาน วัตถุประสงค์ กลุ่มเป้าหมาย วิธีการและขั้นตอนการดำเนินงาน วัน เวลา และสถานที่ที่จะไปทำกิจกรรมต่าง ๆ แล้ว

ขั้นตอนที่ 2 วิเคราะห์ขั้นตอนการดำเนินงาน ของโครงงานว่ามีกิจกรรมที่ต้องเกี่ยวข้องกับใคร ที่ไหน เมื่อไร อย่างไร

ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบว่าการดำเนินงานโครงการของนักศึกษา มีกิจกรรมใดบ้างที่ต้องเข้าไปในพื้นที่ที่มีเจ้าของ หรือทำกิจกรรมกับบุคลากรของหน่วยงาน โดยปกติแล้ว นักศึกษาจำเป็นจะต้อง “ขอ” เจ้าของสถานที่หรือหัวหน้าหน่วยงานก่อนทำกิจกรรม

ขั้นตอนที่ 4 ติดต่อเจ้าของสถานที่ หรือ หัวหน้าหน่วยงานนั้น หรือ ผู้ประสานงาน “ด้วยวาจา” หรือแบบไม่เป็นทางการ เช่น ติดต่อทางโทรศัพท์ อีเมล ข้อความ หรือไปสอบถามเองก่อนว่า หน่วยงานนั้นสะดวกให้นักศึกษาเข้าทำกิจกรรมในรูปแบบที่กำหนดไว้ในโครงงาน ตามวันและเวลาที่ต้องการหรือไม่

ขั้นตอนที่ 5 สอบถามหน่วยงานที่ติดต่อว่าจำเป็นต้องมีหนังสือขออนุญาต/ขอความอนุเคราะห์ (จดหมาย) หรือไม่ เมื่อหน่วยงานนั้นตกลงให้นักศึกษาเข้าทำกิจกรรมแล้ว สอบถามด้วยว่าต้องมีจดหมายจากมหาวิทยาลัยมาถึงหน่วยงานหรือไม่ หากจำเป็นกรุณาดูขั้นตอนที่ 6

หมายเหตุ: กรณีเป็นการปฏิบัติงานโครงงานภายนอก พื้นที่มหาวิทยาลัยมหิดล นักศึกษาต้องขอให้มหาวิทยาลัยออกหนังสือขออนุญาตฯ ทุกกรณี

ขั้นตอนที่ 6 สอบถามหน่วยงานให้ชัดเจนว่าจะต้องทำจดหมายถึงใคร ตำแหน่งอะไร หรือมีขั้นตอนอะไรที่ต้องดำเนินการเป็นพิเศษหรือไม่ ควรติดต่อหน่วยงานนั้น ๆ ก่อนวันทำกิจกรรม อย่างน้อย 2 สัปดาห์ และสอบถามชื่อบุคคลที่นักศึกษาติดต่อด้วย

ขั้นตอนที่ 7 ร่างหนังสือขออนุญาต/ขอความอนุเคราะห์ (จดหมาย) นักศึกษาสามารถดูตัวอย่างจดหมายได้ที่นี่ 

• หนังสือภายใน สำหรับการติดต่อภายในมหาวิทยาลัยมหิดล เช่น รองอธิการบดีฝ่ายสิ่งแวดล้อมและการพัฒนาอย่างยั่งยืน, ผู้อำนวยการสถาบันแห่งชาติเพื่อการพัฒนาเด็กและครอบครัว (DOC)
• หนังสือภายนอก สำหรับการติดต่อกับหน่วยงานภายนอกมหาวิทยาลัยมหิดล ทั้งภาครัฐและเอกชน เช่น ผู้อำนวยการโรงเรียน, หัวหน้าศูนย์พัฒนาเด็กเล็กก่อนวัยเรียน (DOC)

ขั้นตอนที่ 8 กรอกแบบฟอร์ม “แบบฟอร์มขอให้มหาวิทยาลัยออกจดหมายขอความอนุเคราะห์/ขออนุญาต” นักศึกษาควรส่งแบบฟอร์มก่อนวันที่จะต้องใช้เอกสาร อย่างน้อย 1 สัปดาห์ โดยกรอก 1 คำขอ ต่อจดหมาย 1 ฉบับที่ต้องการ

หมายเหตุ: กรณีส่งแบบฟอร์มแล้วต้องการแก้ไขข้อมูล ให้แจ้งรายละเอียดที่ Facebook: MUGE 100

ขั้นตอนที่ 9 ติดตามสถานะของหนังสือขออนุญาต/ขอความอนุเคราะห์ (จดหมาย) กรณีในแบบฟอร์มและร่างจดหมายมีข้อมูลไม่ครบถ้วน หรือนักศึกษาระบุวันที่ต้องใช้จดหมายกระชั้นชิด ไม่สามารถดำเนินการได้ทันเวลา จะมีเจ้าหน้าที่โทรศัพท์ติดต่อนักศึกษาตามหมายเลขโทรศัพท์ที่ระบุไว้ในแบบฟอร์มและจดหมาย

ติดตามสถานะของหนังสือขออนุญาต/ขอความอนุเคราะห์ (จดหมาย) คลิกที่นี่

ขั้นตอนที่ 10 รับหนังสือขออนุญาต/ขอความอนุเคราะห์ (จดหมาย) เมื่อ “สถานะการออกจดหมาย” ขึ้นว่า “ออกจดหมายแล้ว” ให้นักศึกษามาติดต่อรับจม. ได้ที่ ศูนย์ส่งเสริมการเรียนรู้แบบบูรณาการชีวิต ห้อง 402 ชั้น 4 ศูนย์การเรียนรู้มหิดล (MLC) ในวันและเวลาราชการ (จันทร์-ศุกร์ เวลา 9.30-12.30 น. และ 13.30 – 17.00 น.)